株式会社共立メンテナンス（以下「当社」といいます。）は、当社が運営するホテル（ビジネスホテル、リゾートホテル、温泉旅館等、当社が運営する一切のホテルを含み、以下総称して「当社ホテル」といいます。）及び寮（学生寮、社員寮等、当社が運営する一切の寮を含み、以下総称して「当社寮」といいます。）の利用者様及び関係者の個人データの取扱いにEU一般データ保護規則又は英国一般データ保護規則（以下総称して「GDPR」といいます。）が適用される場合、以下のとおり利用者様の個人データをGDPRに従って取り扱います。
1.適用範囲
本特則は、GDPRが適用される、欧州経済領域（以下「EEA」といいます。）又は英国域内の利用者様の個人データであって、当社が管理者（個人データの処理の目的及び方法を決定する者をいいます。）として処理する個人データの処理について適用されます。
2.処理される利用者様の個人データの種類及び処理の法的根拠
当社は、当社ホテル事業及び当社寮事業において、それぞれ以下の種類の利用者様の個人データを、以下の法的根拠に基づいて処理しています。なお、以下の種類のうち、GDPR第9条第1項に定める特別な種類の個人データについては、利用者様から明確な同意をいただいた場合をはじめとする、GDPRにおいて処理が認められる場合に限り処理します。
（1）当社ホテル事業において処理される利用者様の個人データの種類及び処理の法的根拠
当社が処理する利用者様の個人データの種類
氏名、性別、電話番号、e-mailアドレス、郵便番号、住所、生年月日、年齢、職業、勤務先・所属団体に関する情報（名称・住所・電話番号・部署名・役職）、国籍、居住国、パスポートに関する情報、車に関する情報（車種、ナンバー、色）、セキュリティに関する情報（入退館履歴、当社ホテル内の防犯カメラにより撮影される映像情報等）、[利用者様からのご希望に対応するための情報（居室に関するご要望、アレルギーに関する情報、健康状態に関する情報、宗教上の信条に関する情報等）]、[ご宿泊履歴]、お支払い情報、当社ホテルと利用者様とのやり取りに関する情報、その他当社ホテルの利用に関して利用者様からご提供いただいた情報、利用者様の端末等から自動的に取得する情報（OS、IPアドレス、ブラウザ情報、Cookie 情報、端末情報等）等
-
利用者様との契約の履行のため（又は契約締結前に利用者様のご要望に対応するため）に処理が必要となる場合
- 当社ホテルの宿泊サービスの提供のため
- お問い合わせ、苦情等お客様からのご要望に対応するため
- 利用者様のご要望に従い、飲食店予約、運送、アクティビティ等第三者が提供するサービスの手配を行うため
- その他当社が当社ホテル事業において利用者様に提供するサービスの提供のため
-
当社又は第三者の正当な利益の目的のために処理が必要となる場合
- 顧客動向の分析及び新商品開発等の調査分析による当社サービスの改善のため
- 当社ホテルへの来訪者管理その他の当社の業務管理のため
- 訴訟その他の紛争において当社の法的な主張を行うため
-
当社が服する法的義務を遵守するために処理が必要となる場合
- 行政当局への申請、届出等の行政手続のため
- 当社に適用される法令に基づき、行政当局又は司法当局から提出を求められた場合に、これに従うため
- その他法令上当社が義務を負う個人データの処理を行うため
-
利用者様から事前に同意をいただいた場合
当社は、上記の法的根拠に該当しない場合であっても、特定の個人データの処理について利用者様から事前に同意をいただいた場合は、利用者様の上記の個人データを処理します。利用者様は、本特則に同意することにより、当社が利用者様の上記の個人データをDMの発送及び送信のために利用することに同意します。
なお、利用者様は、当社が別途定める方法により当社に連絡することで、いつでも同意を撤回することができます。ただし、撤回前の同意に基づく処理の適法性は、同意を撤回されたことによる影響を受けません。
（2）当社寮事業において処理される利用者様及び関係者の個人データの種類及び処理の法的根拠
当社は、利用者様から直接、以下の種類の利用者様の個人データを取得します。
当社が処理する利用者様の個人データの種類
氏名、性別、電話番号、e-mailアドレス、郵便番号、住所、生年月日、国籍、パスポートに関する情報、顔写真、血液型、緊急連絡先、勤務先・所属団体に関する情報（学校名・企業名・予備校名）、健康状態に関する情報（アレルギーに関する情報、病歴、健康診断結果等）、お支払い情報、セキュリティに関する情報（入退館履歴、当社ホテル内の防犯カメラにより撮影される映像情報等）、その他当社寮の利用に関して利用者様から提供いただいた情報、利用者様の端末等から自動的に取得する情報（OS、IPアドレス、ブラウザ情報、Cookie 情報、端末情報等）等
当社は、利用者様から間接的に、以下の種類の利用者様の関係者の個人データを取得します。
当社が処理する利用者様の関係者の個人データの種類
氏名、利用者様との続柄、電話番号、郵便番号、住所、職業、勤務先
-
利用者様との契約の履行のため（又は契約締結前に利用者様のご要望に対応するため）に処理が必要となる場合
- 当社寮の入居サービスの提供のため
- お問い合わせ、苦情等利用者様からのご要望に対応するため
- その他当社が当社寮において利用者様に提供するサービスの提供のため
-
当社又は第三者の正当な利益の目的のために処理が必要となる場合
- 顧客動向の分析及び新商品開発等の調査分析による当社サービスの改善のため
- 当社寮への来訪者管理その他の当社の業務管理のため
- 訴訟その他の紛争において当社の法的な主張を行うため
- 利用者様のご家族及び所属する学校・法人との連絡のため
-
当社が服する法的義務を遵守するために処理が必要となる場合
- 行政当局への申請、届出等の行政手続のため
- 当社に適用される法令に基づき、行政当局又は司法当局から提出を求められた場合に、これに従うため
- その他法令上当社が義務を負う個人データの処理を行うため
-
利用者様から事前に同意をいただいた場合
当社は、上記の法的根拠に該当しない場合であっても、特定の個人データの処理について利用者様から事前に同意をいただいた場合は、利用者様の上記の個人データを処理します。利用者様は、本特則に同意することにより、当社が利用者様の上記の個人データをDMの発送及び送信のために利用することに同意します。
なお、利用者様は、当社が別途定める方法により当社に連絡することで、いつでも同意を撤回することができます。ただし、撤回前の同意に基づく処理の適法性は、同意を撤回されたことによる影響を受けません。
利用者様は、当社に個人データを提供する義務を負うものではありませんが、上記の種類の個人データの全部又は一部をご提供いただけない場合、当社との契約を締結できない場合、または、当社からサービスをご提供できない場合があります。
3.個人データの取得元
当社は、利用者様の個人データを、利用者様ご自身から直接ご提供いただくほか、主に以下のような第三者から取得することがあります。
- 共立メンテナンスグループの運営するウェブサイト
- 利用者様がご利用される旅行代理店
- 利用者様がご利用されるオンライン旅行予約エージェント
- 利用者様の所属する学校、法人
4.個人データの保存期間
当社は、利用者様の個人データを、利用者様に対する当社のサービスの提供に必要な期間保存します。具体的な保存期間は、個人データの処理の目的との関係での必要性、個人データの性質その他の事情を考慮して決定されます。
この保存期間は、当社に適用される法令により要求される場合は、延長又は短縮される場合があります。
5.第三者への個人データの開示・提供
当社は、上記2の目的のため、主に以下のような第三者に対し、利用者様の個人データを開示・提供することがあります。
-
以下に記載する共立メンテナンスグループの各グループ会社及び関連団体
- グループ会社
- 株式会社共立エステート
- 株式会社共立トラスト
- 株式会社共立フーズサービス
- 株式会社共立ソリューションズ（旧株式会社 日本プレースメントセンター）
- 株式会社共立ファイナンシャルサービス
- 株式会社ビルネット
- 株式会社共立アシスト
- 株式会社共立フーズマネジメント
- 株式会社共立オアシス
- 株式会社韓国共立メンテナンス
- 株式会社セントラルビルワーク
- 株式会社共立保険サービス
- 株式会社共立リフレフォーラム
- 関連団体
- 当社が個人データの処理を委託する、サービスベンダー等の委託先事業者
- 利用者様がご利用される旅行代理店
- 利用者様がご利用されるオンライン旅行予約エージェント
- 利用者様がご利用されるクレジットカード会社
- 利用者様のご要望に従い、利用者様に飲食店予約、運送、アクティビティ等のサービスを提供する事業者
- 利用者様の所属する学校、法人、予備校
- 当社が利用者様へのDM発送を委託している事業者
6.個人データの域外移転
当社による個人データの処理に伴い、上記2の目的のため、利用者様の個人データは、EEA又は英国域外の国及び地域に移転することがあります。当社は、日本その他の欧州委員会から十分性認定を受けた国及び地域以外に利用者様の個人データを移転する場合は、個人データの移転先との間で欧州委員会により承認された標準契約条項を締結することその他の方法により、適切な保護措置を設けます。利用者様が標準契約条項その他の適切な保護措置に関する文書の写しをご希望される場合は、下記9の連絡先までご連絡ください。
7.利用者様の権利
利用者様は、当社が取得し処理する利用者様の個人データについて、以下の権利を有しています。
（1）個人データへのアクセス権
利用者様は、利用者様の個人データの処理が行われているか否かについて当社に確認を求める権利を有します。また、個人データの処理が行われている場合、利用者様は、その個人データ及びGDPRにおいて定められる一定の情報にアクセスする権利を有します。
（2）個人データの訂正権
利用者様は、当社に対し、利用者様の個人データが不正確な場合にこれを不当な遅滞なく訂正するよう求める権利、及び、利用者様の個人データが不完全な場合にこれを完全なものとさせる権利を有します。
（3）個人データの消去権
利用者様は、法定の要件を充たす場合、当社に対して、不当な遅滞なく利用者様の個人データを消去するよう求める権利を有します。
（4）個人データの処理の制限
利用者様は、法定の要件を充たす場合、当社に対して、利用者様の個人データの処理を制限するよう求める権利を有します。
（5）データポータビリティの権利
利用者様は、法定の要件を充たす場合、当社が処理する利用者様の個人データを、構造化され、一般的に利用される、機械可読性のある形式で受け取る権利を有します。また、利用者様は、受け取った利用者様の個人データを、当社から妨げられることなく、別の管理者に対して移行する権利を有します。
（6）異議を述べる権利
利用者様は、当社による利用者様の個人データの処理のうち、法定の個人データの処理について異議を述べる権利を有します。利用者様が異議を述べた場合、当社は、GDPRにおいて定められる一定の要件を充たすときは、利用者様の当該個人データの処理を中止するものとします。
（7）「自動化された意思決定」の対象とされない権利
利用者様は、利用者様に対する法的効果を発生させる、または、利用者様に対してこれと同様の重大な影響をもたらす、自動化されたデータ処理のみに基づいた決定（プロファイリングを含みます。）の対象とされない権利を有します。
利用者様が当社に対して上記の権利を行使する場合は、下記9の連絡先までご連絡ください。
利用者様から権利行使に関するご連絡を受けた場合、当社は、不当な遅滞なく必要な調査を行い、ご連絡に対する対応を行います。
利用者様は、当社による利用者様の個人データの処理について、個人データ処理の監督機関に対し異議を申し立てることができます。
8.個人データ処理の変更
当社は、上記2の目的その他の利用者様の個人データの処理に関する事項を変更する場合は、変更後の目的その他の必要な事項を、変更後の本特則の公表または個別の連絡その他の方法により、事前に利用者様に通知いたします。
9.連絡先
当社は、上記2の目的その他の利用者様の個人データの処理に関する事項を変更する場合は、変更後の目的その他の必要な事項を、変更後の本特則の公表または個別の連絡その他の方法により、事前に利用者様に通知いたします。
（1）管理者
窓口：共立メンテナンス総務部 『個人情報お問い合わせ窓口』
メール：km-privacy@dormy.co.jp
（2）EU代理人
TMI Avocats & Associés
Address:40 avenue Niel 75017 Paris, France
メール：Kyoritsu_EUrep@tmi.gr.jp
（3）UK代理人
TMI Associates London LLP
CityPoint, One Ropemaker Street, London EC2Y 9SS, United Kingdom
メール：Kyoritsu_UKrep@tmi.gr.jp